PACO - Soluciones Tecnológicas

Instructivo para el manejo de la funcionalidad de ingreso masivo de CUFES.

1. Ingresar al portal DIAN y adelantar la descarga del archivo de los documentos electrónicos.

2. El archivo que genera la DIAN consta de varias columnas, la primera de ella es el "Tipo de documento" allí nos debemos asegurar de seleccionar solo las facturas de venta y notas crédito.

3. Copiar la columna CUFE y pegarlos en un nuevo archivo o nueva hoja de Excel,  agregar una nueva columna después de la primera columna (CUFE) la cual se llenará con la palabra  <PACO>,  esta será una columna de referencia. No necesariamente se debe consultar los CUFES en la DIAN si posee CUFES desde representaciones graficas, estos puede alimentarlos en un archivo teniendo en cuenta adicionar la columna referencia

Nota: La nueva hoja o archivo deberá tener solo la información de CUFE y la palabra de referencia PACO, NO debe  contar con encabezados.

4. Validar que tipo de separador de listas tiene el configurado en su PC, recordamos que debe ser "punto y coma" ";" para revisar dicha parametrización debe hacer lo siguiente:

• Haga clic en > Inicio/Panel de control.
• Seleccione Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.
• Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.
• Ingrese en la pestaña formatos y seleccione configuración adicional.
• En la pestaña Números encontrará la opción Separador de listas.

5. El archivo con la información de CUFE deberá guardarlo como tipo: CSV (delimitado por comas).

Diríjase al escritorio de facturas, allí podrá encontrar la nueva funcionalidad > Ingresar documentos por CUFE ( carga masiva en formato .CSV)

6. Antes de cargar el archivo se debe tener en cuenta el filtro "Obras" del escritorio de facturas, esto debido a que si se encuentra seleccionada una obra al momento de subir el archivo con los CUFES estos se cargaran al escritorio de la obra que allí este seleccionada, por el contrario, si el filtro se encuentra en "Todas las obras" es decir no hay una obra especifica seleccionada este archivo subirá sin obra asignada y se visualizaran todos los documentos en la sociedad.

7. Para subir el archivo > adjunte el archivo a través de la opción Seleccionar archivo y posteriormente de clic en Submit.

8. Al cargar el archivo se mostrará una ventana, en ella se visualizaran cuales de los CUFES contenidos en el archivo cumplen con los parámetros para ser consultados ante la DIAN y cuales no, en la columna Resultado carga encontrará el detalle.

9. Para continuar con la consulta en la DIAN se debe utilizar el botón "Consultar documentos".  Este proceso de consulta tarda entre 6 a 7 segundos por CUFE, debido a esto si desea puede utilizar el botón "Salir", el proceso seguirá corriendo y para visualizar el resultado y retomar el proceso debe acceder desde la opción "Revisar documentos cargados por CUFE (listado de documentos pendientes de cargar al escritorio)".

10. Después de ser consultados ante la DIAN los documentos ya quedan habilitados para ser cargados al escritorio de facturas.

11. Por ultimo usar el botón "Cargar documento - Depurar" para crear los documentos en el escritorio de facturas, a partir de ese momento los documentos ya se encuentran registrados en su escritorio de facturas para adelantar las tareas correspondientes, cabe resaltar que todos los documentos ingresados por esta opción carecen de la carga de la factura en PDF. (Se habilitará mas adelante una opción temporal para obtener la representación grafica de la DIAN).